Organizar una Estancia Empresarial Study Tour requiere una planificación meticulosa y una coordinación eficiente para garantizar una experiencia enriquecedora y memorable. A continuación, describimos el proceso completo de organización de una estancia en Madrid, desde la planificación inicial hasta la despedida de los participantes.
Acuerdo de Fechas y Alquiler de Espacios
El primer paso es acordar las fechas de la estancia. Deben seleccionarse con suficiente antelación para permitir una planificación detallada tanto para los participantes como para nosotras, como organizadoras, y así evitar posibles contratiempos.
Una vez establecidas las fechas, procedemos al alquiler de espacios adecuados para las actividades planificadas. Esto incluye salas de conferencias equipadas con la última tecnología audiovisual para las ponencias, así como un espacio más informal para el desayuno de bienvenida y el cóctel final.
Contratación de Catering
El catering es un elemento imprescindible para garantizar un ambiente de networking exitoso y agradable, donde se fomente la interacción social y profesional. Contratamos un servicio de catering que pueda ofrecer menús variados, considerando restricciones dietéticas y que tengan variedad suficiente para degustar la excelente gastronomía española.
Contratación de Ponentes
La selección y contratación de ponentes es un paso fundamental en la organización de una estancia de calidad. Buscamos a expertos reconocidos en sus campos que puedan ofrecer presentaciones relevantes y atractivas. Es importante coordinar con ellos los temas a tratar, los horarios de sus intervenciones y cualquier requerimiento técnico que puedan tener.
Reserva de Visitas Culturales y Empresariales
Madrid ofrece una amplia gama de opciones culturales, desde el Museo del Prado hasta el Palacio Real. Las reservas para estas visitas deben hacerse con anticipación, especialmente durante las temporadas altas. Según el número de participantes, la visita puede variar. Por ello, tener el número de asistentes lo antes posible es primordial para la organización.
Además, es esencial contar con guías expertos que puedan ofrecer una experiencia educativa y entretenida. Los guías deben ser contratados con tiempo y se les debe proporcionar información detallada sobre el grupo y sus perfiles específicos para que puedan adaptar sus discursos.
En cuanto a la visita empresarial, es una parte muy importante de la estancia, que proporciona a los participantes una visión práctica y real del mundo empresarial. Esta visita debe ser cuidadosamente seleccionada para que sea relevante a los intereses y estudios de los participantes. Además, se debe prever tiempo para sesiones de preguntas y respuestas, facilitando una interacción enriquecedora entre los estudiantes y los profesionales de las empresas visitadas.
Realización del Planning, Diplomas y Acreditaciones
Con todas las actividades y visitas confirmadas, procedemos a la creación del planning detallado de la estancia. Este debe incluir horarios, lugares, información de contacto y cualquier otra información relevante para los participantes. Un planning bien estructurado es clave para el buen desarrollo de la estancia y debe ser revisado y aprobado por todas las partes involucradas.
Es importante coordinarnos con el departamento de marketing para la creación de diplomas de participación y acreditaciones para los participantes, además de cualquier otro material que se necesite para la realización de la estancia.
Preparación del Welcome Pack y Linktree
El welcome pack es una parte imprescindible de nuestro Study Tour. Este debe incluir todo lo necesario para disfrutar del Study Tour al máximo. Entregamos artículos de merchandising de Study Tour como un bidón de agua, un cuaderno y un bolígrafo para que los estudiantes puedan tomar nota en las conferencias, además de pegatinas personalizadas realizadas por Sticker Mule, conocido por sus productos de alta calidad y personalización, y más artículos.
Además, dentro del planning, los participantes encontrarán una página dedicada al Linktree del Study Tour, que les permitirá acceder al grupo de WhatsApp de la estancia, por el que realizaremos todas las comunicaciones para que la coordinación sea de la manera más ágil. Así mismo, dispondrán de una carpeta con información que funcionará como guía durante la estancia y que luego se convertirá en un recuerdo para el futuro.
Comunicaciones con los Participantes
El último paso es el contacto directo con los participantes. Esto incluye la confirmación de su participación, el envío del planning detallado y la organización de una reunión informativa previa al inicio de la estancia. Esta reunión es crucial para resolver cualquier duda y asegurar que todos los participantes estén bien informados y preparados.
Finalmente, solo queda darles una cálida bienvenida al Study Tour y asegurarnos de que disfruten al máximo de la experiencia, proporcionándoles el mejor acompañamiento posible durante toda la semana. Nuestro objetivo es que los participantes se sientan apoyados y valorados en todo momento, creando un ambiente propicio para el aprendizaje, la interacción y el disfrute de todas las actividades programadas.
HORARIO: L- J de 8:30 a 18:00 H
Viernes: de 9:00 a 13:30 H
C. Chile 4, Edificio 1, Oficina 1, Bajo, 28290, Las Rozas de Madrid, Madrid